Что принесет новый Office современному офису?

Каким бы ни был ваш офис – просторным помещением в современном бизнес-центре, небольшой комнатой на складе или в магазине, или просто рабочим столом у вас дома, есть то, что объединяет все эти места – компьютер и офисные программы на нем. Более миллиарда пользователей в мире выбрали Microsoft Office в качестве инструмента для работы с текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями, электронной почтой и календарями. За 30 лет развития Office значительно преобразился не только визуально, но и функционально.

Какие возможности предоставят вашим сотрудникам привычные приложения Word, Excel, Outlook и PowerPoint самой последней версии Office 2021? В этой статье вы узнаете о примерах некоторых нововведений.

Новые функции Exel

Excel – важнейший инструмент сотрудников на разных уровнях и должностях. Новые функции в этом приложении могут преобразить их работу, упростить и ускорить вычисления и решение аналитических задач. К таким функциям относятся XLOOKUP и Динамические массивы.

Динамические массивы (Dynamic Arrays) – революционное нововведение в Excel, позволяющее выполнять вычисления с несколькими ячейками, то есть массивом, так же просто, как с одной ячейкой. Это делает формулы короче, а их расчет – быстрее. Вместе с Динамическими массивами были добавлены и новые функции для работы с ними: СОРТ (SORT), ФИЛЬТР (FILTER), УНИК (UNIQUE) и другие.

XLOOKUP (ПросмотрX) – современный наследник очень популярной функции VLOOKUP (ВПР) и  HLOOKUP (ГПР), который стал значительно более гибким. Теперь эта функция, предназначенная для поиска элементов таблицы, работает в любую сторону (влево или вправо) не только по столбцам, но и по строкам (вверх-вниз).

Важным отличием Office 2021 по сравнению с предыдущими версиями стало изменение политики поддержки, вследствие чего приложения могут получать не только исправления и обновления безопасности, но и новые функции. Это касается и Excel 2021, благодаря чему уже после выхода новой версии в нем появляются новые возможности. Среди них – функция LAMBDA, которая позволяет создавать свои собственные функции, в том числе рекурсивно. И все это без использования макросов – еще одно нововведение Excel, которое радикально расширяет возможности вычислений.

Перевод, анимация и обновленный Power Point

Помимо нововведений Exсel, в  Outlook появилась встроенная функция перевода писем на другие языки, обновились возможности поиска – подсказки, которые помогают находить письма с нужными темами или от определенных отправителей.

Стало проще создавать документы визуально привлекательными. В Office 2021 в приложения Word, PowerPoint, Excel и Outlook теперь можно добавлять фотографии и другие элементы из онлайн-библиотеки стоковых изображений. Высококачественные снимки, сделанные профессиональными фотографами, можно использовать внутри документов Office без дополнительных авторских отчислений. Кроме фото в документы и письма появилась возможность добавлять векторные значки, стикеры и другие визуальные элементы, а на слайды PowerPoint из этой же онлайн-библиотеки вставлять красочные зацикленные видео.

Слайды PowerPoint делаются ярче и понятнее  с помощью рукописных надписей – стрелок, формул, рисунков. В новой версии PowerPoint все эти заметки можно эффектно анимировать, чтобы проиллюстрировать идею или процесс. Эти и другие слайды с анимациями стало возможно экспортировать в gif-файлы, например, для размещения в социальных сетях.

Cовместная работа над документами

В Office 2021 улучшения коснулись и совместного редактирования документов, что особенно важно в мире, где значительно больше людей работают удаленно или гибридно. Совместная работа над документами в Office преобразилась тогда, когда стало возможно вносить правки в один и тот же размещенный в облаке документ, без необходимости его отправки после каждого изменения.

Возможность совместного редактирования в реальном времени теперь добавлена в Excel и PowerPoint (в Word она была доступна и ранее). Вместе с этой опцией появились и дополнительные функции. Например, функция Представление листов, которая позволяет нескольким людям редактировать одну и ту же таблицу в Excel, применяя сортировку и фильтры для каждого из них таким образом, чтобы это не мешало работе других.

Интерфейс и инклюзивность

Изменился и визуальный вид приложений Office. Они выглядят не только более лаконично и современно, но и поддерживают полноценную черную тему как для меню, так и для самого документа. Эта возможность, наряду с обновленным Иммерсивным средством чтения и новыми функциями проверки читаемости, также делает использование нового Office 2021 более инклюзивным.

Почему стоит переходить на новые версии Office?

Своевременный переход на новые версии Office не только приносит десятки полезных функций и повышение производительности при работе с документами, но и делает работу более защищенной. Неподдерживаемые версии Office не только менее функциональны – они значительно более уязвимы и облегчают для киберпреступников процесс заражения компьютеров вирусами и доступ к важным файлам. Активную эксплуатацию «лазеек» старых версий, давно закрытых в актуальных версиях, также подтверждают и отчеты компаний, работающих в сфере кибербезопасности.

Актуальные и лицензионные версии приложений Office получают необходимые обновления безопасности. Стоит помнить и о рисках нелицензионных продуктов, в том числе и тех, что продаются под видом «очень выгодных предложений» в виде ключей. Для приобретения подлинных версий обращайтесь к проверенным поставщикам, работающим с официальными дистрибьюторами продуктов Microsoft.